Standaard productdefinities

Voor een aantal verbindingen kent FinWizer al standaard productdefinities. Dit zijn kant-en-klare definities voor situaties waarbij generiek vaststaat op welk type product gefactureerd wordt, zoals per administratie, per gebruiker met een specifieke rol of per licentietype. Deze zijn direct beschikbaar zodra de betreffende verbinding is gekoppeld.

Een productdefinitie aanmaken

Naast de standaard productdefinities kun je ook zelf een productdefinitie aanmaken.

1. Ga in het linkermenu naar Producten en klik rechtsonder op Product definitie aanmaken.
2. Selecteer het connectie type waarvoor het product geldt.
3. Kies de specifieke verbinding, of selecteer Elke verbinding om de definitie toe te passen op alle verbindingen van dit type.
4. Selecteer het bron type: Administraties, Gebruikers of Verbruik.
5. Vul een herkenbare omschrijving in en voeg optioneel een code toe.
6. Voeg indien gewenst een filter toe om de data alleen onder specifieke voorwaarden mee te laten tellen, bijvoorbeeld alleen actieve administraties of gebruikers met een bepaalde rol.
7. Voeg optioneel een ‘Split op’ veld toe om een verbijzondering aan te brengen. Hiermee wordt de data uitgesplitst per waarde van het gekozen veld — bijvoorbeeld per gebruikersrol of per licentietype — zodat aan elk type een eigen financiële waarde kan worden toegekend.
8. Klik op Toevoegen.

Zodra de productdefinitie is aangemaakt, worden automatisch alle bijbehorende producten geteld. De telling wordt ook automatisch bijgewerkt wanneer de brondata wijzigt.

Let op: Producten worden geteld per combinatie. Data die nog niet aan een combinatie is gekoppeld, wordt niet meegenomen in de telling. Zorg er daarom voor dat alle relevante data aan een combinatie is gekoppeld.

Prijzen koppelen aan producten

Via financiële regels kun je een inkoop- en verkoopprijs koppelen aan elk producttype. Meer hierover lees je in het artikel Prijzen koppelen aan producten in FinWizer.

Producten uitsluiten

Wil je een specifiek product niet laten meetellen, ook al is de bijbehorende data wel aanwezig? Dan kun je het product uitsluiten. Dit kan op twee manieren:

Via de productdefinitie

1. Open de productdefinitie en ga naar het tabblad Producten.
2. Klik op het prullenbakicoon achter de betreffende productregel.
3. Het product wordt gemarkeerd als uitgesloten en niet meer meegeteld of getoond in de productoverzichten.

Via het tabblad Uitgesloten zie je een overzicht van alle uitgesloten producten voor deze definitie. Wil je een product toch weer laten meetellen? Verwijder het dan uit de uitgesloten lijst via het herstelicoon.

Via het productenoverzicht op de combinatie

1. Open de gewenste combinatie en ga naar het tabblad Producten.
2. Klik op het prullenbakicoon achter de betreffende productregel.
3. Het product wordt uitgesloten en verdwijnt uit het overzicht.

Wil je een uitgesloten product herstellen via de combinatie? Klik dan rechtsonder op Voeg product toe om het product opnieuw toe te voegen aan het overzicht.

Het bericht Producten en productdefinities in FinWizer verscheen eerst op FinWizer.

Wat is een Interne link?

Elke combinatie in FinWizer heeft een unieke Interne link. Via deze link is een overzichtspagina te openen met:

• Administraties — welke softwareapplicaties actief zijn voor de klant
• Gebruikers — wie er namens de klant inlogt in de gekoppelde applicaties
• Producten — welke producten de klant afneemt, inclusief aantallen en eventueel financiële regels

De pagina is toegankelijk voor iedereen met de link, zonder FinWizer-account.

Stap 1: Kopieer de Interne link

1. Open de gewenste combinatie in FinWizer.
2. Klik rechtsboven op Interne link.
3. De URL wordt automatisch gekopieerd naar je klembord.

De link heeft de opbouw: https://link.finwizer.nl/internal/…

De link bevat een unieke, willekeurig gegenereerde code die niet te raden is, waardoor de pagina alleen toegankelijk is voor mensen die de link expliciet hebben ontvangen.

Tip: Via Organisatie → Links kun je in één keer alle interne links exporteren voor alle combinaties.

De interne links zijn ook te exporteren via de FinWizer OData-feed. Zo kun je de links bijvoorbeeld automatisch uitlezen en verwerken in je CRM of andere systemen. Stel de juiste rechten in via OData → OData feed bewerken/aanmaken en selecteer de tabel Interne links.

Stap 2: Stel in welke data zichtbaar is

Je kunt per organisatie bepalen welke onderdelen worden getoond op de Interne link-pagina. Dit is beschikbaar voor gebruikers met de rol Eigenaar.

1. Ga naar Organisatie → Links → Instellingen.
2. Vink de gewenste onderdelen aan:
   • Administraties (verplicht, altijd zichtbaar)
   • Gebruikers
   • Producten
   • Financiële regels → Inkoop en/of Verkoop (vereist dat Producten is aangevinkt)
3. Klik op Bevestig.

Stap 3: Deel of integreer de link

De Interne link kun je op verschillende manieren inzetten:

• Intern delen — stuur de URL naar een collega die snel inzicht nodig heeft in de softwareomgeving van een klant.
• Integreren in je CRM — voeg de link toe aan de klantkaart in je CRM-pakket zodat deze altijd direct beschikbaar is vanuit de klantomgeving.

De Interne link integreren in Qics

Door de Interne link op te nemen in een vrij veld in Qics heb je vanuit de klantkaart in Qics direct toegang tot het FinWizer-overzicht.

1. Log in op Qics en ga naar Instellingen → Relatiebeheer → Vrije velden.
2. Voeg een nieuw vrij veld toe van het type URL en geef het een herkenbare naam, bijvoorbeeld FinWizer overzicht.
3. Sla het vrije veld op en navigeer naar de gewenste klantkaart in Qics.
4. Kopieer de Interne link vanuit FinWizer (zie Stap 1) en plak deze in het zojuist aangemaakte URL-veld op de Qics-klantkaart.
5. Sla de klantkaart op.

Collega’s kunnen nu vanuit Qics direct doorklikken naar het FinWizer-overzicht van de betreffende klant.

Let op: De exacte stappen voor het aanmaken van vrije velden kunnen afwijken afhankelijk van je Qics-versie of -inrichting. Raadpleeg de Qics-documentatie of je Qics-beheerder als de stappen niet overeenkomen.

Het bericht De Interne link gebruiken in FinWizer verscheen eerst op FinWizer.

Wat zijn financiële regels?

Een financiële regel legt vast wat een product kost en oplevert, en vanaf wanneer die prijs geldt. Per product kun je meerdere regels aanmaken, elk met een eigen startdatum. FinWizer past automatisch de juiste prijs toe op basis van de periode.

Elke financiële regel bevat:

• Gesplitste waarde — de specifieke variant van het product (indien van toepassing)
• Inkoopkosten per eenheid — wat het product inkoopkosten per eenheid bedraagt
• Verkoopkosten per eenheid — wat er aan de klant wordt doorberekend per eenheid
• Startdatum — vanaf welke datum deze prijs van toepassing is

Financiële regels toevoegen

1. Ga in het linkermenu naar Producten en klik op het gewenste product.
2. Open het tabblad Financieel.
3. Klik op + bij de sectie Financiële regels.
4. Stel de startdatum in (jaar en maand).
5. Selecteer indien van toepassing de gesplitste waarde (bijv. een specifieke productvariant).
6. Vul de inkoopkosten per eenheid en verkoopkosten per eenheid in.
7. Klik op Toevoegen.

Herhaal deze stappen voor elke productvariant waarvoor een aparte prijs geldt.

Standaardprijzen importeren

Voor een aantal veelgebruikte producten zijn standaardprijzen beschikbaar in FinWizer. In plaats van deze handmatig in te voeren, kun je ze in één klik importeren:

1. Ga naar het tabblad Financieel van het gewenste product.
2. Klik op Standaard importeren.
3. De bekende standaardprijzen worden automatisch ingevuld als financiële regels.

Controleer na het importeren of de prijzen overeenkomen met jouw inkoop- en verkooptarieven en pas ze waar nodig aan.

Werken met prijsindexaties

Wil je vanaf een bepaalde datum een nieuwe prijs hanteren? Voeg dan een nieuwe financiële regel toe met de bijgewerkte inkoop-/verkoopprijs en de gewenste startdatum. FinWizer blijft de huidige prijs toepassen totdat de startdatum van de nieuwe regel is ingegaan — vanaf dat moment wordt de nieuwe prijs automatisch gebruikt.

Zo is de prijshistorie per product altijd volledig inzichtelijk en hoef je bestaande regels nooit te overschrijven.

Het bericht Prijzen koppelen aan producten in FinWizer verscheen eerst op FinWizer.

Automatisch aanmaken via een CRM-verbinding

Wanneer een CRM-applicatie is gekoppeld aan FinWizer, worden de administraties uit deze verbinding automatisch aangemaakt als combinaties — mits de administratie beschikt over een Client ID.

Zodra de brondata in de CRM-applicatie wijzigt, worden de gegevens op de combinatie automatisch bijgewerkt. Ook de status van de combinatie wordt automatisch overgenomen vanuit de status van de bijbehorende administratie in de CRM-data.

De gegevens op de combinatie worden vervolgens gebruikt om data uit andere gekoppelde applicaties automatisch te koppelen, bijvoorbeeld op basis van klantnummer, naam of KvK-nummer.

Tags en referenties instellen

Per CRM-verbinding kun je instellen welke gegevens als tags en referenties op de combinatie worden weergegeven. Dit doe je als volgt:

1. Ga in het linkermenu naar Verbindingen en open de gewenste CRM-verbinding.
2. Ga naar het tabblad Instellingen.
3. Schakel de gewenste referentie- en tagvelden in met de bijbehorende schakelaar.
4. De geselecteerde velden worden voortaan automatisch gevuld op de combinatiekaart.

Leidende CRM-verbinding instellen

Zijn er meerdere CRM-applicaties gekoppeld in FinWizer? Dan worden combinaties automatisch aangemaakt op basis van de verbinding die is ingesteld als leidend. De overige CRM-verbindingen worden wel gesynchroniseerd, maar vormen geen basis voor nieuwe combinaties.

De leidende verbinding herken je aan het koppel-icoon achter de statuskolom in de verbindingenlijst. Wil je een andere verbinding als leidend instellen?

1. Ga naar Verbindingen.
2. Klik op het koppel-icoon achter de gewenste verbinding.
3. Selecteer in het pop-upvenster Wissel leidende CRM verbinding de verbinding die je als leidend wil instellen en bevestig de keuze.

Handmatig een combinatie aanmaken

Het is ook mogelijk om combinaties handmatig aan te maken, of op basis van data uit een niet-leidende CRM-verbinding.

1. Ga in het linkermenu naar Combinaties en klik op Combinatie toevoegen.
2. Kies een van de twee opties:

Handmatig

Vul de gewenste gegevens in, zoals klantnummer, naam, KvK-nummer en eventuele tags en referenties, en klik op Toevoegen.

Via CRM applicatie

• Selecteer de gewenste CRM-verbinding uit de lijst. De beschikbare administraties uit die verbinding worden automatisch getoond.
• Vink de gewenste administratie(s) aan, of selecteer ze allemaal via Alles selecteren.
• Klik op Importeren om de geselecteerde administraties als combinatie aan te maken.

Het bericht Combinaties aanmaken en beheren in FinWizer verscheen eerst op FinWizer.

Verbinding aanmaken

Voor alle drie de opties maak je eerst een verbinding aan in FinWizer:

1. Ga in het linkermenu naar Verbindingen en klik rechtsonder op Verbinding toevoegen.
2. Selecteer de gewenste optie: Manual Import, Manual Import CRM of Custom API.
3. Vul een herkenbare applicatienaam en optioneel een omschrijving in en klik op Bevestig.

Manual Import

Met de Manual Import laad je via een Excel-template periodieke data in voor een applicatie. Per periode kunnen administraties, gebruikers en verbruiksdata worden geïmporteerd.

1. Open de aangemaakte verbinding en ga naar het tabblad Verbinding.
2. Klik op Download template om de Excel-template op te halen.
3. Vul de template in met de juiste gegevens.
   1. • Id en Name zijn verplichte velden; het Id moet een unieke waarde zijn.
      • Het veld Amount in de verbruikstabel geeft de producttelling aan en moet een geheel getal zijn.
4. Ga naar het tabblad Facturen, zoek de juiste periode op en upload het ingevulde bestand via het upload-icoon naast de betreffende periode.

De Manual Import past de volgende logica toe: zolang er geen nieuwe data wordt geïmporteerd, blijven de beschikbare administraties en gebruikers onveranderd in de daaropvolgende perioden. Wordt er wél data geïmporteerd voor een nieuwe periode, dan wordt elke administratie of gebruiker die niet voorkomt in de nieuwe import als verwijderd beschouwd vanaf die periode. Verbruiksdata is periode specifiek en moet per periode opnieuw worden aangeleverd.

Manual Import CRM

De Manual Import CRM is specifiek bedoeld voor het importeren van CRM-data die als basis dient voor FinWizer-combinaties. De geïmporteerde data is niet gebonden aan een specifieke periode. De template heeft een iets andere opzet dan de reguliere Manual Import: naast administratiegegevens kunnen ook extra velden worden meegegeven, zoals tags en referenties.

1. Open de aangemaakte verbinding en ga naar het tabblad Verbinding.
2. Klik op Download template om de Excel-template op te halen.
3. Vul de template in met de gewenste administraties, inclusief eventuele tags en referenties.
4. Klik op Gegevens uploaden om het bestand te importeren.

Custom API

Met de Custom API stel je een geautomatiseerde verbinding in waarmee administraties en gebruikers kunnen worden aangeleverd. Dit is de aangewezen optie als je de import wilt automatiseren vanuit een eigen systeem of script.

1. Open de aangemaakte verbinding. Onder Verbinding autorisatie vind je de gegenereerde API key.
2. Kopieer de API key en sla deze veilig op.
   Let op: De API key wordt maar eenmalig getoond. Is de key kwijtgeraakt? Klik dan op Maak nieuwe API key aan om een nieuwe te genereren. De oude key komt daarmee te vervallen.
3. Gebruik de API key voor de authenticatie in jouw integratie.

De beschikbare endpoints en technische documentatie zijn te vinden op: Custom API documentatie

Het bericht Data importeren zonder automatische verbinding verscheen eerst op FinWizer.

Stap 1: Maak een OData-feed aan

1. Ga in FinWizer naar OData in het linkermenu (alleen beschikbaar voor gebruikers met de rol Eigenaar of Beheerder).
2. Klik rechtsonder op Maak OData aan.
3. Vul een herkenbare naam in voor je feed en voeg optioneel een omschrijving toe.
4. Stel de gewenste rechten in:
   • Schakel Autoriseer FinWizer algemene data in om toegang te geven tot algemene FinWizer-gegevens.
   • Schakel Autoriseer alle verbindingen in om toegang te geven tot alle gekoppelde verbindingen.
   • Of selecteer handmatig de specifieke verbindingen en tabellen waartoe de feed toegang mag hebben.
5. Klik op Opslaan.

Je feed is nu aangemaakt. Er verschijnt een pop-up met je Token ID en Token Secret. Kopieer beide waarden en sla ze veilig op — de Token Secret wordt niet opnieuw getoond.

Bovenaan de OData-pagina vind je de basis-URL van de feed. Kopieer deze URL via het kopieer-icoon naast de URL.

Stap 2: Koppel de feed aan Excel

1. Open Excel en ga naar het tabblad Gegevens.
2. Klik op Gegevens ophalen → Uit andere bronnen → Uit OData-feed.
3. Plak de gekopieerde URL in het invoerveld en klik op OK.
4. Wanneer Excel vraagt om verificatie, kies voor Basisverificatie en voer het volgende in:
   • Gebruikersnaam: je Token ID
   • Wachtwoord: je Token Secret
5. Klik op Verbinden.
6. Selecteer de gewenste tabel(len) uit de navigator en klik op Laden of Gegevens transformeren.

Je gegevens worden nu in Excel geladen. Via Alles vernieuwen (tabblad Gegevens) kun je de data op elk moment verversen.

De OData-feed gebruiken in andere tools

De FinWizer OData-feed werkt met elke tool die OData-verbindingen ondersteunt. Zo koppel je de feed aan Power BI:

1. Open Power BI Desktop en klik op Gegevens ophalen.
2. Zoek naar OData-feed en klik op Verbinden.
3. Plak de FinWizer OData-URL en klik op OK.
4. Kies bij verificatie voor Basisverificatie en voer je Token ID (gebruikersnaam) en Token Secret (wachtwoord) in.
5. Selecteer de gewenste tabellen en laad de gegevens in je rapport.

Andere tools zoals Azure Data Factory, Power Automate of andere BI-platforms ondersteunen OData-verbindingen op vergelijkbare wijze.

Tips

• Geef je OData-feed een duidelijke naam zodat je deze eenvoudig terugvindt, zeker als je meerdere feeds beheert.
• Gebruik de schakelaar Ingeschakeld in de OData-lijst om een feed tijdelijk uit te schakelen zonder deze te verwijderen.
• Stel in Excel een automatisch vernieuwingsinterval in via Gegevens → Query’s en verbindingen → verbindingseigenschappen.

Het bericht FinWizer OData-feed koppelen met Excel verscheen eerst op FinWizer.